Conservazione fatture elettroniche: tutto ciò che devi sapere
L’archiviazione di documenti fiscali e fatture elettroniche è regolata dalla normativa ed è parte integrante del processo di emissione e validazione di questi documenti.
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Come funziona la conservazione di fatture elettroniche?
Meglio conosciuta come conservazione sostitutiva, la conservazione di una fattura elettronica è semplicemente l’archiviazione del documento in formato elettronico. Questa procedura è regolata dalla normativa e conferisce valore legale e probatorio al documento informatico anche dopo anni dalla sua emissione. La fase di archiviazione di una fattura elettronica è parte integrante del valore fiscale del documento: senza una corretta conservazione, la fattura perde la propria validità in seguito all’emissione.
La Legge prevede norme tecniche e specifiche ben precise per conservare le fatture elettroniche. Infatti, secondo l’Art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, i documenti conservati devono mantenere le seguenti caratteristiche per essere considerati validi ai fini fiscali:
- Autenticità: il documento deve essere veritiero, senza alcuna modifica secondaria;
- Integrità: il documento deve essere intero, così come è stato emesso;
- Leggibilità: il contenuto del documento deve essere ben leggibile;
- Reperibilità: il documento deve essere reperibile per il tempo stabilito dalla normativa ai fini di eventuali verifiche o controlli fiscali.
Scopriamo insieme cosa dice la normativa riguardo all’archiviazione fatture elettroniche e quali sono le modalità migliori per conservare i documenti fiscali.
Conservazione fatture elettroniche: normativa, obblighi e tempistiche
La conservazione delle fatture elettroniche in formato digitale è disciplinata dalle seguenti normative:
- 3 D. MEF 17/06 2014, che dispone che i documenti digitali con valenza fiscale debbano essere conservati in modo che:
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- “Le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità” siano rispettate;
- Siano rispettate le funzioni di ricerca ed estrapolazione di informazioni – obbligatorie per Legge ai fini di controllo e verifica – dai documenti archiviati digitalmente.
- 3, comma 4 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13/11 2014, che dispone che i documenti conservati debbano essere integri e non modificabili;
- DPCM 3/12 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, che elenca tutte le regole a livello tecnico e informatico per conservare correttamente i documenti fiscali.
È importante ricordare che, per Legge, i documenti contabili devono essere conservati per 5 anni ai fini fiscali e per 10 anni ai fini amministrativi.
Mancata conservazione fatture elettroniche: cosa accade?
Il processo di conservazione dei documenti fiscali deve essere effettuato annualmente: deve avere inizio entro il terzo mese dalla prestazione della dichiarazione dei redditi (30 Settembre) alla quale il documento fiscale fa riferimento ed entro il termine ultimo del 31 Dicembre dell’anno successivo.
Cosa accade in caso di mancata conservazione delle fatture elettroniche o in caso di conservazione non a norma di Legge? Questa inadempienza, secondo l’Art. 42 DPR n. 633/72, è sanzionabile come la mancata esibizione dei libri e delle scritture contabili o dei documenti fiscali.
La sanzione amministrativa varia da 1.032,91€ a 7.746,85€ e il mancato adempimento rende il documento XML non valido per qualsiasi altra operazione fiscale.
Obbligo conservazione sostitutiva fatture elettroniche: soggetti esclusi
Chi è obbligato a conservare le fatture elettroniche? Anche in questo caso è la normativa a fornire la risposta: infatti, l’Art. 39 DPR n. 633/72 dispone che l’obbligo di conservazione elettronica ricada sia sull’emittente del documento che sul destinatario dello stesso.
Ma, la Legge di Bilancio 2018 ha identificato una serie di soggetti titolari di P.IVA esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica (e di conseguenza dall’obbligo di conservazione dei documenti fiscali):
- Imprese e lavoratori facenti parte del regime forfettario;
- Imprese e lavoratori facenti parte del regime di vantaggio;
- Piccoli produttori agricoli;
- Associazioni sportive dilettantistiche facenti parte del regime forfettario;
- Medici e operatori sanitari per tutte le operazioni trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria;
- Imprese emittenti di fattura per beni o servizi destinati a soggetti residenti fuori dal territorio italiano o extra-comunitari.
Come avviene la conservazione delle fatture elettroniche?
Come devono essere conservate le fatture elettroniche? Da un punto di vista pratico, i soggetti coinvolti nella conservazione di documenti fiscali possono scegliere dove conservare le fatture elettroniche e a chi affidare questo compito:
- Direttamente al contribuente in forma privata;
- Al soggetto depositario delle scritture contabili;
- A un soggetto terzo abilitato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (Ag.I.D.).
Il processo di archiviazione è offerto da numerosi operatori privati presenti online, ma molti contribuenti preferiscono affidarsi direttamente all’Agenzia delle Entrate. Infatti, con il provvedimento 30 Aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate, previa sottoscrizione di un accordo da parte del soggetto IVA, ha messo a disposizione un servizio gratuito pensato per garantire la conservazione dei documenti fiscali nel rispetto del D.MEF 17/06 2014. Lo spazio di archiviazione si trova all’interno dell’area privata di ogni contribuente “Fatture e Corrispettivi”.
Chi sceglie di non affidarsi all’Agenzia delle Entrate e preferisce conservare i documenti fiscali in proprio o presso un soggetto terzo, deve necessariamente assicurarsi che nel processo di archiviazione siano rispettati alcuni requisiti:
- Il documento deve essere conservato esclusivamente in formato XML per garantire la corretta lettura di tutti i dati obbligatori presenti nel documento;
- Il documento deve contenere la firma digitale che attesti la data di emissione e la validità del documento stesso;
- Deve essere effettuata l’indicizzazione dei singoli documenti al fine di reperire più velocemente i dati nell’archivio (numero della fattura, numero di P.IVA, etc.);
- Tutti i documenti devono essere conservati in lotti che raggruppano le fatture in ordine cronologico assicurandone la continuità per ogni periodo di imposta. Infatti, tutte le fatture singole diventano parte di un lotto di conservazione che raggruppa numerose fatture per arco temporale. È indispensabile che tutti i lotti vengano raggruppati in ordine cronologico;
- Ogni lotto deve essere chiuso con una marca temporale: tutti i lotti vengono chiusi mediante la marcatura temporale e la firma elettronica qualificata del soggetto abilitato e responsabile della conservazione. La marca temporale consente di “bloccare” ogni lotto a livello di contenuti e di tempo, così da non renderlo soggetto a modifiche future.
Qualora questi requisiti non vengano rispettati, esiste il rischio di incorrere in sanzioni amministrative per conservazione di documenti fiscali in modo non autorizzato. Per questo, soprattutto per le piccole e medie imprese che gestiscono autonomamente i processi contabili, esistono alcuni software di contabilità semplificata in grado di ridurre al minimo il margine di errore e di garantire una corretta conservazione di documenti fiscali.
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