Project management software: 10 consigli per organizzare al meglio le tue attività
Gestire più progetti contemporaneamente, assegnare compiti alle risorse e collaborare in modo sinergico sono attività essenziali per la buona riuscita di un progetto. Per questo esistono i project management software: tool in grado di semplificare la gestione dei progetti e di organizzare al meglio tutte le attività.
L’obiettivo di ogni Project Manager è tenere sotto controllo tutti i dettagli del proprio progetto: assegnazione dei compiti, comunicazione tra i membri del team, svolgimento delle attività e monitoraggio dei risultati finali. Ma, gestire un progetto professionale non è semplice come sembra: infatti, soprattutto quando ci si trova a coordinare un lavoro di gruppo da remoto, monitorare l’andamento delle attività potrebbe rivelarsi complicato. È proprio in questi casi che diventa indispensabile affidarsi a un project management software.
Cos’è un software di project management? È semplicemente un tool che permette di gestire progetti anche a distanza in modo ordinato e organizzato. Con questi software è possibile pianificare lo svolgimento di un’attività, assegnare a ogni risorsa del team un compito e monitorarne in condivisione l’avanzamento fino al raggiungimento del risultato finale.
Numerosi software di project management sono disponibili gratuitamente online, mentre altri richiedono il pagamento di una cifra minima per accedere alle funzionalità complete.
Scopriamo insieme quali sono i migliori project management software per organizzare le tue attività anche a distanza.
Project management software: i 10 top per il tuo business
Ecco quali sono i tool da non perdere per gestire e monitorare al meglio i tuoi progetti:
- Asana
Asana è uno dei free project management software più utilizzati da piccole e medie imprese per gestire e monitorare la propria attività. Asana è un software di task management: infatti, è possibile inserire numerosi progetti all’interno dell’interfaccia e creare dei task per ogni progetto. Cos’è un task? È semplicemente un obiettivo: ogni progetto è composto da molti obiettivi che vengono assegnati a una o più risorse del team. Inoltre, è possibile assegnare a ogni task una scadenza, così da permettere ai lavoratori di organizzare il lavoro in modo ottimale. Tutti i collaboratori possono verificare lo svolgimento dell’attività in tempo reale e condividere file e commenti sulla dashboard di ogni task in una comoda live chat. Quando un collaboratore porta a termine l’obiettivo assegnato, basterà segnare come completato il task in questione: in questo modo tutti i membri del team sapranno che l’attività è stata terminata con successo.
Asana è un tool particolarmente intuitivo e semplice da utilizzare poiché si collega in moto perfetto con numerosi strumenti terzi, tra tutti Dropbox e Google Calendar sono quelli più utilizzati.
Quanto costa Asana? Il prezzo di questo software è tra i migliori in circolazione: infatti, Asana è gratuito per i team fino a 15 persone e costa circa 10$ al mese per i team più numerosi.
- Trello
Trello è un altro tool di project management particolarmente noto nel mondo di PMI e piccole aziende. È molto simile ad Asana: è una vera e propria bacheca virtuale nella quale appuntare tutte le attività da svolgere. Anche in questo caso si potranno creare degli obiettivi per ogni attività e assegnarli a uno o più membri del team. Tutti gli obiettivi potranno passare attraverso tre stadi: “Bozza”, “In svolgimento” e “Completato”. Le attività completate saranno visibili a tutti i collaboratori del progetto sulla bacheca principale. Ogni attività, come per Asana, dispone di una bacheca nella quale i membri del team potranno inviare file, commenti e messaggi in tempo reale.
Quanto costa Trello? Anche in questo caso è previsto un piano gratuito per team fino a 10 persone. Per i team più numerosi esistono due alternative: circa 10$ al mese per il piano business e circa 20$ al mese per il piano aziendale.
- Teamwork
Teamwork è uno strumento di project management particolarmente adatto per i team che lavorano in smartworking. Infatti, oltre ad organizzare perfettamente le attività, permette di creare dashboard personalizzate per ogni progetto analizzando tempo e risorse necessarie per portare a termine l’attività.
Dal punto di vista organizzativo, proprio come Asana e Trello, anche Teamwork consente di creare progetti e obiettivi da assegnare a una o più risorse del team. Anche in questo caso tutti i collaboratori possono monitorare l’andamento del progetto e comunicare mediante una live chat inviando messaggi e allegati. Questo tool è particolarmente consigliato per chi lavora da remoto poiché, mediante le dashboard personalizzate, è in grado di creare delle stime veritiere riguardo alle tempistiche necessarie per portare a termine ogni progetto: in questo modo organizzare le attività anche a distanza sarà più semplice.
Il piano gratuito di Teamwork è previsto per i team fino a 5 collaboratori: per i gruppi di lavoro più numerosi esistono diversi piani business che partono da un costo mensile di circa 9$.
- Clarizen
A differenza dei precedenti, Clarizen è un software di project management pensato per i team più ampi e per aziende impegnate nella gestione di progetti interaziendali. Si tratta di un tool basato sul cloud in grado di gestire il work flow di numerosi progetti da un’unica bacheca. Clarizen è dotato di sistemi di condivisione di file molto avanzati e sofisticati: proprio per questo è perfetto per aziende che comunicano frequentemente con team esterni.
Inoltre, Clarizen è in grado di fornire informazioni non solo riguardo allo svolgimento dei progetti in corso, bensì anche in ambito finanziario con metriche dettagliate riguardo alla gestione dei budget.
Diversamente da altri tool, Clarizen non dispone di un piano gratuito, ma fornisce una versione trial gratuita a tempo limitato per permettere agli utenti di sperimentare i servizi prima di richiedere un preventivo.
- Wrike
Wrike è un project management software utile per tenere sotto controllo i flussi di lavoro a distanza. Infatti, come Asana e Trello, permette di creare progetti e obiettivi e di assegnarli a diversi membri del team. Anche in questo caso è possibile comunicare attivamente con tutti i membri del team mediante una live chat. Wrike è perfettamente integrato con Gmail e Google Calendar e permette di gestire alcune modifiche ai progetti direttamente via e-mail. Inoltre, Wrike consente di pianificare la priorità delle attività e di creare report in tempo reale sullo svolgimento delle stesse.
Wrike prevede un piano gratuito fino a 5 persone, mentre per team più numerosi sono disponibili diverse alternative a pagamento a partire da circa 10$ al mese. Le versioni Business e Enterprise sono più costose e sono consigliate per aziende più strutturate e numerose.
- Workzone
Workzone, proprio come Wrike, è un tool di project management perfetto per la gestione di progetti a distanza. Ha un’interfaccia particolarmente semplice e fornisce informazioni in tempo reale a tutti i collaboratori riguardo allo sviluppo dei progetti. Inoltre, Workzone permette a ogni membro del team di monitorare l’attività degli altri componenti e di approvare, commentare o eliminare documenti dalle bacheche online.
Workzone è molto utilizzato da chi necessita aggiornamenti e promemoria via e-mail: infatti, semplicemente definendo le attività prioritarie quotidianamente, si potrà inviare una notifica via e-mail a tutti i collaboratori per permettere loro di lavorare ai progetti più urgenti.
Anche Workzone, come Clarizen, non dispone di una versione gratuita, ma offre agli utenti la possibilità di avere a disposizione un periodo di prova gratuito. In seguito al periodo trial, il costo mensile del servizio è di circa 20$ al mese.
- Smartsheet
Smartsheet è un project management software interamente basato sul cloud. Infatti, per consentire ai collaboratori di condividere file multimediali velocemente, è perfettamente integrato con Google Drive e con Dropbox.
Smartsheet è perfetto anche per chi desidera fare delle stime riguardo ai propri progetti: questo tool offre la possibilità di consultare numerosi report riguardanti le tempistiche e la gestione delle risorse per ultimare i progetti. Inoltre, Smartsheet permette ai collaboratori di visionare all’interno della dashboard principale chi è libero e chi è occupato: questa funzionalità consente di ottimizzare i tempi e di affidare il lavoro esclusivamente a chi può ultimarlo nel giro di poco tempo.
Quanto costa Smartsheet? I piani in abbonamento di questo software variano dai 14$ ai 25$ al mese in base al numero di persone presenti nel team di lavoro.
- ProofHub
ProofHub è tra i più semplici e intuitivi tool di project management presenti online: infatti, dispone di un’interfaccia graficamente personalizzabile. È particolarmente consigliato per le piccole aziende in crescita. ProofHub è disponibile in sei lingue diverse e dispone di una versione mobile perfettamente compatibile con i sistemi operativi iOS e Android: in questo modo i progetti potranno essere gestiti comodamente dallo smartphone.
Anche in questo caso è possibile creare numerosi obiettivi per ogni progetto e assegnarli a uno o più membri del team. I membri del team potranno accedere alle bacheche in modo gerarchico: sarà il Project Manager a definire il ruolo di ogni risorsa e la sua posizione a livello gerarchico nella gestione e modifica del progetto.
ProofHub offre diversi piani in abbonamento che variano dai 45$ ai 99$ al mese in base al numero di progetti e file in archiviazione sulla piattaforma.
- Basecamp
Basecamp è un tool di project management fortemente orientato alla comunicazione. Infatti, il vero punto di forza di questo software è la chat room integrata per scambiare commenti e file in tempo reale, con una bacheca comune a tutti i collaboratori nella quale è possibile lasciare messaggi. Altra particolarità di Basecamp è la possibilità di ricevere un riepilogo giornaliero dello stato di avanzamento di progetti e attività via e-mail.
Dal punto di vista di progettazione e organizzazione, permette di creare progetti e obiettivi personalizzati, ma consente di assegnarli solo ad un membro del team. È molto intuitivo e semplice da utilizzare ed è molto apprezzato da chi condivide quotidianamente file multimediali con il proprio team.
Basecamp ha previsto un piano gratuito per studenti e insegnanti, mentre per le aziende ha un costo di 99$ al mese.
- Monday.com
Monday.com è un project management software in grado di personalizzare il flusso di lavoro del team in base alle esigenze di ogni singola azienda. Come tutti i tool di project management, anche Monday.com permette di creare una bacheca ricca di progetti assegnati a una o più risorse del team. Inoltre, consente di seguire discussioni e interazioni sui Social Network come Twitter e LinkedIn e di collegare ad ogni progetto anche agenti terzi come liberi professionisti.
Monday.com è perfettamente integrabile con Google Drive e Dropbox ed è la scelta migliore per chi cerca un tool ottimale dal punto di vista della comunicazione e della gestione dell’agenda settimanale.
Monday.com non prevede una versione gratuita, ma dispone di tre piani differenti:
- Basic da 17€ mensili;
- Pro da 39€ mensili;
- Enterprise con preventivo personalizzato sulla base del tuo team.
Tutti i tool di project management sono particolarmente utili soprattutto per le attività impegnate con il lavoro agile o smartworking. Ma, per poter gestire al meglio il lavoro a distanza, attività e aziende non devono pensare esclusivamente alla gestione del lavoro: infatti, è importante saper organizzare al meglio anche altri settori aziendali, come quello dei pagamenti, per poter ottenere risultati vincenti.
