La fatturazione elettronica e i pagamenti digitali sono due strumenti fondamentali per le aziende che vogliono semplificare i propri processi finanziari e migliorare l’efficienza per rimanere competitive sul mercato.
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Che cos’è la fatturazione elettronica?
In una società sempre più digitale come quella in cui viviamo, la tradizionale fattura cartacea è ormai un ricordo del passato che ha lasciato spazio a una pratica più moderna e innovativa: la fatturazione elettronica. Questo metodo di scambio di documenti commerciali come fatture e ordini di acquisto tra acquirenti e fornitori consente la trasmissione di dati in formato digitale, eliminando la necessità di un’elaborazione manuale.
La fattura elettronica elimina quindi qualsiasi problema associato alle fatture cartacee tradizionali, come smarrimenti o errori di trascrizione, e consente alle amministrazioni pubbliche e alle aziende di ridurre significativamente i costi a favore di una maggiore efficienza e risparmio di tempo.
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia sia per le transazioni B2B sia per quelle B2C. L’obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 e si applica a tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Per garantire il rispetto di tale obbligo è fondamentale dotarsi di un sistema di fatturazione elettronica in grado di garantire generare, inviare, ricevere e archiviare documenti elettronici in linea con quanto previsto dalla normativa italiana.
Le fatture elettroniche devono rispettare le caratteristiche previste dallo standard europeo EN 16931, in attuazione alla Direttiva 2014/55/UE, la norma che definisce gli elementi essenziali che una e-fattura deve contenere per essere considerata valida a livello europeo. I requisiti che devono essere rispettati riguardano l’emissione e le consegna della fattura, la convalida del documento, gli aspetti contabili e di rendicontazione IVA, il pagamento e la revisione.
La fattura elettronica deve essere sempre inviata tramite il Sistema di Interscambio (SdI) o si considera non emessa. Inoltre, quando si compilano i dati del cliente bisogna inserire l’indirizzo telematico che è stato precedentemente comunicato dal cliente stesso – può essere un Codice Destinatario di 7 cifre alfanumeriche o un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) – o la e-fattura non verrà consegnata.
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Come si predispone una fattura elettronica?
Compilare un documento è sempre un’operazione delicata che richiede particolare attenzione e la fattura elettronica non fa eccezione. Prima di vedere come predisporre una fattura elettronica, è importante sapere che gli elementi fondamentali sono sempre gli stessi di una tradizionale fattura cartacea: i dati del cliente e del fornitore, la descrizione dei beni o servizi forniti, il totale da pagare, le modalità di pagamento e la data di emissione.
Per compilare una fattura elettronica è necessario utilizzare un software di fatturazione elettronica che permette di generare il file XML conforme alla normativa. Una volta creato il file, è possibile inviarlo tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate che si occuperà di inoltrarlo al destinatario. Oltre a ciò, va ricordato che al fine di garantire l’autenticità del mittente, l’integrità del contenuto e la leggibilità del contenuto, il file XML deve essere firmato digitalmente con una delle firme digitali previste dalla legge.
Le-fatture, secondo quanto stabilito dall’art.39 del dpr n.633/1972, devono essere conservate digitalmente per 10 anni sia da chi le emette, sia da chi le riceve. Questo processo di conservazione elettronica è regolamentato dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) che permette all’utente di recuperare in qualsiasi momento i documenti in caso di controlli o controversie.
Quindi, ricapitolando, per compilare una fattura elettronica è necessario:
- Avere un PC ovvero di un tablet o uno smartphone;
- Avere un software che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018;
- Inserire i dati del fornitore (cedente/prestatore);
- Inserire i dati del cliente (cessionario/committente);
- Inserire i dati relativi alla natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, nonché i valori dell’imponibile, dell’aliquota Iva e dell’imposta;
- Ricontrollare tutte le informazioni inserite e salvare il file della fattura nel formato obbligatorio XML prima di inviare il file al SdI.
Estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica ai contribuenti forfettari
La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per le operazioni commerciali con le PA centrali dal 6 giugno 2014 per poi essere estesa anche a quelle locali a partire dall’anno successivo. Dal 1° gennaio 2019 è stata estesa anche tra privati, interessando tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.
A partire dal 1° luglio 2022, secondo quanto previsto dal Decreto-Legge n.36/2022, recante misure urgenti per l’attuazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), la fattura elettronica è obbligatoria anche per i contribuenti forfettari che superano i 25.000 mila euro di fatturato.
Nel caso in cui, nell’anno precedente i compensi o ricavi non raggiungono la predetta soglia dei 25.000 euro, non vi è l’obbligo di utilizzo della fattura elettronica che scatterà per le operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2024. In altre parole, a partire dal 1° gennaio 2024 l’obbligo si estenderà a tutti i soggetti che operano in regime forfettario.
Ciò significa che viene abolito l’esonero dalla fatturazione elettronica per le seguenti categorie di soggetti:
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- Contribuenti che rientrano nel “regime di vantaggio” (articolo 27, commi 1 e 2, Dl 98/2011);
- Contribuenti che applicano il regime forfettario (articolo 1, commi da 54 a 89, legge 190/2014);
- Associazioni sportive dilettantistiche ed enti del terzo settore che hanno esercitato l’opzione per l’applicazione del regime speciale ai fini dell’IVA e delle imposte sui redditi (articoli 1 e 2, legge 398/1991) e che nel periodo d’imposta precedente hanno conseguito dall’esercizio di attività commerciali proventi per un importo non superiore a 65 mila euro.
Va inoltre ricordato che dal 1° gennaio 2023, l’obbligo di fatturazione elettronica doveva interessare anche i medici e tutti gli operatori del settore sanitario, ma il decreto Milleproroghe ha prorogato al 1° gennaio 2024 l’obbligo di trasmissione dei corrispettivi mediante sistema Tessera Sanitaria per le prestazioni sanitarie.
Pagamenti digitali e obbligo POS: che cosa dice la normativa?
Se la fatturazione elettronica ha semplificato e velocizzato le procedure di emissione e invio delle fatture, i pagamenti digitali hanno permesso una maggiore semplicità e sicurezza nelle transazioni finanziarie.
Proprio per promuovere l’uso e la diffusione degli e-payments, e con il duplica obiettivo di diminuire il denaro contante in circolazione e arginare il fenomeno dell’evasione fiscale, per chiunque effettui l’attività di vendita di prodotti e prestazioni di servizi, anche professionali, è stato introdotto l’obbligo di possedere un POS per accettare pagamenti con carte di credito, bancomat e prepagate o con strumenti che agiscono come sostituti del denaro, come ad esempio i le transazioni effettuate tramite smartphone o smartwatch grazie ai digital wallet.
L’obbligo POS riguarda quindi tutti coloro che hanno un’attività commerciale o professionale e di conseguenza comprende Commercianti; Tabaccai; Artigiani; Attività di ristorazione; Professionisti che esercitano in proprio e hanno un rapporto diretto con il cliente (ad esempio: avvocati, notai, idraulici, commercialisti, medici, parrucchieri, eccetera); Attività ricettive come hotel, B&B e agriturismi.
Anche le attività itineranti, ossia venditori ambulanti e affini, sono tenute ad avere un POS per accettare pagamenti digitali.
L’obbligo di POS, proprio come quello sulla fatturazione elettronica, è stato introdotto con il Decreto-Legge n.36/2022 e prevede anche un regime sanzionatorio per chi non rispetta le disposizioni, con multe pari a 30 euro, a cui va aggiunta una percentuale del 4% del valore della transazione per la quale è stata rifiutata l’accettazione del pagamento.
