Aprire un’agenzia viaggi: da sogno di un giramondo a realtà imprenditoriale. In un’epoca dove sul web si può organizzare fin nei minimi dettagli praticamente di tutto, un’agenzia di viaggi può distinguersi offrendo itinerari personalizzati per nomadi digitali, esperienze sostenibili e pagamenti digitali smart.
Trovare le informazioni per una destinazione, comprare i biglietti e prenotare i tour online sono cose ormai alla portata di tutti. Bisogna però saper trarre il giusto valore da questa mole di dati disseminati sul web per trasformare “un viaggio” nel “grande viaggio”. Il rischio non è solo perdersi fisicamente, ma anche mentalmente in un’esperienza estenuante.
Ecco perché oggi aprire un’agenzia di viaggi può risultare vincente per chi è capace di leggere tra le righe di un grande cambiamento che sta scuotendo il settore turistico, giostrandosi tra normative, tecnologie e proposte all’avanguardia.
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Agenzia viaggi, gli aspetti normativi da considerare
L’avvio di un’agenzia viaggi in Italia è normato dal Decreto Legislativo 79/2011 (Codice del Turismo), che distingue tra agenzie fisiche, online o ibride. Per operare da imprenditori è necessario iscriversi al Registro delle Imprese e ottenere l’abilitazione dalla Regione competente, presentando una fideiussione di almeno 30.000 euro per tutelare i clienti contro possibili insolvenze.
Un aspetto poco noto è l’obbligo di polizza RC professionale specifica per infortuni, con costi annui intorno ai 1.500-3.000 euro, prevista dalla Legge n. 115 del 29 luglio 2015, che ha reso obbligatoria l’assicurazione per una vasta gamma di professioni, tra cui gli operatori turistici.
Dal 2025 inoltre, l’integrazione con il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID) e PagoPA obbliga ogni agenzia viaggi a gestire le transazioni digitali in modo più sicuro facilitando pagamenti contactless tramite piattaforme digitali. Questa procedura è stata pensata per ridurre le frodi del 20-30% grazie a soluzioni che evitano a monte tentativi fraudolenti, accelerano i rimborsi (da 30 a 7 giorni) e aumentano le conversioni del 15% nei pagamenti ibridi, come emerge da report Osservatori Digital Innovation 2025 sul turismo.
Agenzia viaggi: il boom dei nomadi digitali
Con l’affermarsi del lavoro da remoto e di tutta l’ondata di nomadismo digitale si è nel tempo venuto a creare un bisogno ancora poco noto: il turismo dei lavoratori online. I nuovi flussi di lavoratori digitali impongono così un ripensamento del concetto di viaggio, dalla proposta low cost a una consulenza strategica pensata ad hoc per soggiorni lunghi e con esigenze complesse.
Dal report MBO Partners’ “State of Independence” citato anche da Forbes, si evidenzia una crescita esplosiva del fenomeno in questi anni. L’analisi interessa il mercato statunitense, ma è rappresentativa di una tendenza globale molto chiara.
Nel 2024 i nomadi digitali americani erano 18,1 milioni, con un incremento del 4,7% rispetto al 2023 e un impressionante 147% rispetto al 2019. Questa crescita esplosiva è strettamente legata all’adozione massiccia dello smart working accelerata dalla pandemia: prova ne è il fatto che prima del 2020, solo il 17% dei dipendenti lavorava da remoto, mentre durante il picco Covid la percentuale è schizzata al 44%, aprendo la strada a nuovi modelli di vita-lavoro in cui la dimensione del viaggio itinerante è diventata centrale. Moltissimi professionisti hanno dunque scelto non solo di lasciare gli uffici, ma di lavorare viaggiando come nuovo stile di vita.
In questo cambio di target, bisogna considerare anche le nuove esigenze di personalizzazione dei viaggiatori digitali e porre attenzione alle tematiche di sostenibilità. Per integrare al meglio queste tendenze è opportuno dotare la propria agenzia viaggi con infrastrutture tecnologiche all’avanguardia, come soluzioni di pagamento digitali “evolute”.
Le altre tendenze di settore e le sfide
Il 2025 ha registrato una continua crescita del mercato del turismo organizzato, con un aumento del fatturato stimato tra il 7% e il 10% secondo le stime di Siap. Da una parte cresce la domanda, mentre dall’altra il valore medio delle prenotazioni, che ha contribuito a generare un maggior giro d’affari.
Tra i trend dominanti, tornano in auge le mete esotiche e le esperienze autentiche: i viaggiatori non cercano più solo il “soggiorno”, ma vogliono immersioni culturali, gastronomiche e naturalistiche. Cercano un’esperienza.
La personalizzazione è sempre più spinta, motivo per cui si assiste a una crescita della domanda di itinerari su misura, lontano dai pacchetti standardizzati “di massa”. In questo scenario, ci sono però sfide importanti per il settore:
- L’aumento dei costi dovuto ai rincari dei voli costringe i tour operator a ottimizzare i margini senza penalizzare il prezzo finale. Per questo occorrono soluzioni più innovative in grado di offrire maggior valore aggiunto sia al cliente sia all’agenzia, come automatizzare le procedure di onboarding;
- Sostenibilità: è diventato un requisito fondamentale richiesto dai turisti più attenti, che preferiscono operatori con certificazioni ecologiche e trasparenti;
- Il ruolo dell’intelligenza artificiale e della digitalizzazione sono leve importanti per migliorare l’assistenza al cliente, garantendo una gestione più rapida delle prenotazioni e dei pagamenti. Questi strumenti consentono di profilare meglio il target per offrire proposte personalizzate e relazioni più fluide tra agenzia viaggi e utenti. La digitalizzazione impone, dunque, un ripensamento delle logiche di onboarding del cliente moderno. Se ridisegnati in versione 100% digitale, i nuovi processi possono garantire importanti risultati, come la riduzione dei tempi e dei costi del personale.
Costi di avvio e tipologie di agenzie viaggi
Per avviare un’agenzia viaggi è utile ragionare per “modello di business”, perché ogni tipologia comporta una struttura di costi molto diversa, sia in termini di investimento iniziale sia di voci di spesa ricorrenti. Tra le tipologie di agenzia viaggi più diffuse ci sono:
- Agenzia fisica: per questa attività l’investimento iniziale si colloca in una fascia indicativa tra 20.000 e 50.000 euro. Un quota significativa del budget è assorbito in licenze e adempimenti amministrativi, quantificabili intorno ai 5.000 euro, a cui si sommano i costi per l’affitto del locale, che possono aggirarsi sui 10.000 euro annui e ulteriori 5.000 euro circa per arredamento e allestimento. A questi si aggiunge un primo pacchetto di marketing – non inferiore a 3.000 euro – destinato a sito, materiali promozionali e campagne di lancio;
- Agenzia online: richiede in genere un investimento inferiore, indicativamente tra 10.000 e 25.000 euro, perché rinuncia ai costi di un punto vendita fisico. La voce centrale diventa il sito web professionale, strumento indispensabile sul quale occorre investire circa 5.000 euro, specialmente se progettato con finalità di prenotazione e integrazione con sistemi di pagamento. A questo si aggiungono circa 3.000 euro per un software gestionale adatto a gestire pratiche, preventivi e documentazione digitale, oltre a circa 2.000 euro in licenze (piattaforme, CRM, strumenti di email marketing);
- Franchising: si posiziona in una fascia compresa tra 10.000 e 30.000 euro di investimento iniziale. In questo caso la voce più rilevante sono i costi d’ingresso, che possono variare da 5.000 a 25.000 euro a seconda della notorietà del marchio e dei servizi inclusi (formazione, piattaforme dedicate, campagne nazionali). A ciò si aggiungono le royalties sul fatturato, che non sono un costo “una tantum” ma una percentuale ricorrente sui ricavi. Il vantaggio è accedere a un brand già riconosciuto, a strumenti di marketing standardizzati e a contratti quadro con tour operator e fornitori;
- Agenzia ibrida: combina presenza fisica e canali digitali e richiede un investimento più elevato, tra 30.000 e 60.000 euro. Qui le voci di spesa uniscono quelle di un punto vendita tradizionale (affitto, arredamento, licenze) a quelle tipiche di un’agenzia online (sito performante, software avanzati, integrazione con sistemi di pagamento digitali). Questo modello è interessante perché consente di servire sia il cliente locale sia il viaggiatore “ibrido” e il nomade digitale;
- Agenzia viaggi di nicchia: focalizzata, ad esempio, su una destinazione specifica o su un segmento come food&wine – richiede generalmente un investimento compreso tra 25.000 e 50.000 euro. In questo caso si possono siglare più facilmente partnership dirette con strutture ricettive che offrono esperienze ad hoc;
- Software per agenzia viaggi di lavoro: questo modello di business richiede un investimento iniziale di circa 15.000–35.000 euro per sviluppare un software integrato con gli ERP aziendali e con gli strumenti di prenotazione, un applicativo in grado di recepire le policy aziendali e generare reportistica per il controllo dei costi di trasferta.
Ognuno di questi modelli di business richiede investimenti e strategie cuciti su misura. Quel che li accomuna tutti quanti invece è la necessità di implementare tecnologie per la finalizzazione del processo di pagamento in modo che avvenga in modo rapido e sicuro.
Passi falsi da evitare
Come per avviare qualsiasi nuovo business, anche per aprire un’agenzia viaggi non basta considerare solo un piano di sviluppo, ma occorre schivare alcuni errori importanti. Un passo falso da evitare ad esempio, è ignorare la normativa relativa al GDPR per la gestione dei dati dei clienti.
Questo adempimento di compliance, se ignorato, può supporre sanzioni gravi in grado di compromettere la sostenibilità economica dell’agenzia fino a metterne a rischio la continuità operativa, come previsto dall’art. 83 del Regolamento UE 2016/679.
Non sottovalutare la concorrenza spietata di portali come Booking (che detiene una quota del 60% di tutto il mercato). Per questo è bene differenziarsi con attività mirate basate sul valore della consulenza vis-a-vis, non solo sugli sconti.
Un altro tranello è sovrainvestire in locali fisici, senza prendere in considerazione tutta la gestione dell’eCommerce: il 40% fallimenti deriva da una mancanza di investimento sul digitale secondo un’analisi di Bsness.
Altri due grandi errori sono, da una parte ignorare i trend sostenibili – che porta a rendere velocemente obsolescente l’offerta – dall’altra invece, caricare prezzi poco trasparenti. I costi nascosti sono odiati dai clienti, ecco perché con una struttura di pagamenti digitali si fidelizza meglio, stabilendo regole di ingaggio chiare ed evitando brutte sorprese ai viaggiatori.
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